ГлавнаяСтатьиРазное → Об организации времени

Об организации времени

13 декабря 2013 года
Ключевые слова: НОТ

Введение.

Смысл организации времени не в стремлении всё успеть а в искусстве не делать лишнего. Главный принцип — избегать утомления.

На самом деле полезная часть работы не велика. Утомление возникает из-за того, что чистая работа перемешивается со сторонними истощающими факторами которые и тянут основное время и силы.
Переутомленный человек решает сложные творческие задачи в два-три раза медленнее. Круг замыкается. Производительность падает, задачи накапливаются, стресс растет, ещё больше хочется отвлечься. Конечный результат нервное истощение и прокрастинация.

Если же человек правильно распределит свои занятия, то вполне возможно, что он сможет работать вдвое меньше обычного, успевать втрое больше, избегать сильной усталости. Образовавшийся избыток свободного времени можно пустить на укрепление здоровья, семью, самообразование и на другие полезные дела.

Приблизится к этому идеалу не просто. Во-первых потребуется индикатор времени; узнать сколько его утекает даром. Эту задачу решает система Любищева. Её можно использовать для совершенствования в рутинной, повторяющейся работе.

Когда сторонние занятия выявлены, от них следует избавиться. Прекрасный и очень действенный способ помидорный тайм-менеджмент Франческо Чирилло.

Разобравшись с рутинными делами надо научиться правильно распределять свои задачи. Действия в условиях конкурирующих запросов вот типичная область координаторов, управленцев, специалистов по продажам и технической поддержке. Здесь помогут ряд эвристических приемов — системы АБВ и GTD и знаменитое правило трех гвоздей.

И, наконец, самая сложная и творческая часть — осмысление своей жизненной ситуации, выбор целей, постановка задач, поиск методов их решения. Здесь всё зависит уже от самого человека, его навыков и культуры, круга общения. Некоторым подспорьем может послужить система Бенджамина Франклина.

Система Любищева (дневник расхода времени).

По сути это индикатор скрытых трат времени. Последнее делят на необходимое для выживания (читай рабочее), полезное (прогулки, спорт, дружеское общение - всё что поддерживает жизненное равновесие) и потери (всё что наносит вред - телевидение, интернет игры, алкоголь, курение, желтая пресса и прочее подобное). Порядок действий удобно изобразить Дракон-схемой.

Соль системы не в бухгалтерии, а самоанализе. Не надо заставлять себя работать больше. Следует просто собрать информацию и на досуге подумать, как выполнять текущие дела с наименьшими усилиями и какие истощающие факторы стоит исключить. И уже на основе этого действовать.

Оказывается из стандартного 8 часового рабочего дня на чистую работу уходит от силы 2-3 часа. Это вызывает замешательство и стресс. Переживать и подстегивать себя не нужно. Результат совершенно естественен. Он определяется физиологией и уровнем организации современных ведомств и предприятий и говорит о наличии в них скрытых резервов.

Примечание 1

Это коллективный, а не индивидуальный резерв и именно им объясняются примеры успешной работы системы Водянова. Пресловутые "поощрения" и "морковки" тут не помогут, нужна именно подстройка системы в целом. Не надо стегать лошадь, изобретайте мотор.

В любом случае увеличивать чистое время труда сверх 5..6 часов не желательно. По словам Любищева длительно выдерживаемый человеком предел составляет 6..7 часов. Это примерно соответствует нагрузке студента вуза посетившего 5 лекций подряд. Подробнее о Любищеве его методе можно прочитать в [1, 2] и Примечании 2.

Примечание 2
sharper_ 5 копеек из личного.

... Уже много лет удивляюсь тому, как многие относятся к учёту времени по Любищеву, как к какой-то панацее. Мне повезло, я 14-летним пацаном некоторое время имел счастье с ним общаться. Это был нормальнейший из смертных и он запомнился мне очень живым и весёлым человеком. Вряд ли общение со мной,было у него запланировано, но он тратил на меня своё время. Он жил тогда в двухэтажном деревянном доме и кабинет его был наверху, причём по моим ощущениям, чуть ли не в чердачном помещении. По крайней мере потолок, хотя бы частично, там вроде бы был не плоским. Это помещение было священным. Уборка и всякое наведение порядка в нём запрещалось. Любищев шутил по поводу своего невероятных размеров стола, заваленного бумагами и коробками с насекомыми, что "хаос - вид порядка" и что он один знает что где лежит, просто всё лежит так, как требуется ему. На меня кабинет оказывал магическое, просто сказочное впечатление. Просто логово волшебника заставленного всевозможными любопытными предметами и конечно коллекцией насекомых. Окна кабинета были закрыты ставнями и солнечный свет, пробиваясь сквозь щели лучами через пыль, добавлял волшебства в картину. Он мне много рассказывал о биологии,эволюции, естественном отборе, функциональной приспособляемости и науке вообще, в т.ч., естественно и об учёте времени. На меня всё это произвело неизгладимое впечатление и серьёзно повлияло на биографию. Биологом я не стал, стал инженером, но его подходы, которые запомнил, использую по сию пору. Так вот. Его учёт времени это в первую очередь его эксперимент над собой. Следствие его склада ума и подспорье в работе, а вовсе не причина. Он говорил, что в первую очередь у человека должна быть ясная цель, которой можно посвятить жизнь. И только, когда такая цель есть, и есть возможность на ней сконцентрироваться, можно попробовать хронометрировать рутинные операции, с целью их оптимизации. Но это не панацея. Не всё зависит строго только от человека, ситуации разные, да и все люди разные. Так что достаточно всё индивидуально. Важен общий принцип - стремиться поступать всегда сознательно и не бояться тратить время, если считаешь, что важно его потратить. Нет ничего более глупого, чем тупое следование раз и навсегда заведённому распорядку. Важен полученный результат, я так понимаю в приемлемое время. Так я его когда-то понял. Полный аналог я обнаружил в нормировании операций в производстве. Мне очень пригодилось.

Помидорный тайм менеджмент (рецепт принудительной эффективности).

Давление множества не исполнимых обязательств, особенно навязанных силой, нередко ведет к прокрастинации. Это слово означает своеобразную защитную реакцию когда всякий труд вызывает отвращение, дела откладываются, а человек стремится заполнить свое время совершенно посторонними вещами.

Отдых, укрепление здоровья, выбор благодарной сферы деятельности помогают, но не всегда. Дело в том, что привычка откладывать сродни курению; если втянулся — бросить трудно, а деловые и житейские трудности накапливаются.

Чтобы победить уловку «отложить на потом» итальянец Франческо Чирилло придумал нетрудный и чрезвычайно действенный способ [3]. Рабочее время делится на промежутки по полчаса. В течение 25 минут решаем задачу, совершенно не отвлекаясь на посторонние занятия: не смотрите интернет, не наводите порядок, игнорируйте сообщения SMS и электронную почту. Затем следует 5 минут отдыха где Вы расслабляетесь и делаете всё, что угодно; можно полежать, побегать, после компьютера полезна гимнастика для глаз.

Интервал 25 минут Франческо назвал помидором. Он по силам каждому и не вызывает особого напряжения. Название отлично запоминается и отвлекает от грустных мыслей. Получается нечто вроде игры, где вы собираете вкусные, спелые, ароматные помидорчики. Но прерванный несущественными причинами помидор не считается.

Собрав 3..4 помидорки хорошо отдохнуть, устроив большую перемену 15-20 минут.
Дело в том, что работоспособность человека колеблется в соответствии с так называемыми ультрадианными ритмами. Длительность цикла напряжение - расслабление составляет 90..120 минут. Если Вы подобрали свой ритм правильно, то не должны чувствовать особого напряжения.
Обычный дневной урожай составляет 10 помидор, 12 уже отличный результат. Превышать его не надо. Предел Любищева не обмануть. Если я увлекаюсь и собираю 14 помидор, то на следующий день ощущаю вялость и получается собрать не более 6..7.

Метод отлично подходит для трудоемких и рутинных но необходимых задач. Например, составления спецификаций и перечней, рисования чертежей, поиска ошибок в коде. Рационализованный подход улучшает движение всего дела. Нежелание трудиться слабеет и, постепенно, все начинает получаться. Вы действуете уверенно и без напряжения.

И ещё, сложную работу можно сделать интересной, глубоко противную лучше не пытаться.

Система AБВ (как не разорваться на части).

Говорят Наполеон Бонапарт обладал способностью делать несколько дел одновременно. Но такие уникумы встречаются редко. Основное правило здорового ума — одно дело в отведенную единицу времени. Следовательно делам надо назначать приоритеты. Для этого и придумана система AБВ.

Идея такова. Составим список дел. Важнейшие и срочные объединяем в категорию А. Важные, но те, что могут подождать в категорию Б. В категорию В те, что можно передать кому-то, кто справиться с ними в требуемый срок и сэкономит Ваши время и силы. Об оставшихся не особо важных и срочных делах до поры можно забыть, пока обстоятельства сами не вынесут их на поверхность.

Наконец, есть совершено не важные занятия: попить чай, почитать журнал. Если хотите, делайте их, но только во время перерыва. И если они несут хоть малейшее утомление, то без колебаний от них избавляйтесь.

Теперь снова пройдитесь по списку и определите очередность уже в самих категориях А1,А2; Б1,Б2. Начинайте делать задание А1. К категории Б приступайте только окончив категорию А. После дел Б соберите ресурсы и договоритесь о передаче дел В.

Но эта красивая и логичная система АБВ просто так не работает. Ей нужен стимул (см. Примечание 3).

Примечание 3

Это интересный вопрос, хотелось бы остановиться на нём поподробнее. Как обычно человек решает много задач при нехватке времени (контрольные, IQ тесты)? Сперва простейшие задачи, потом посложнее, самые трудные (но и наиболее ценные) решаются в цейтноте наобум, лишь бы успеть. То есть мозг как и все на свете бережет энергию и сам по себе сортирует задачи не по важности, а по привлекательности (читай доступности). Следовательно для сортировки по важности принципиально нужно какое-то внешнее воздействие, стимул к особому порядку действий.

Как преодолено противоречие между необходимостью труда и нежеланием работать в помидорном методе? Во времени. Работу разбили на столь короткие интервалы, что она не успевает надоесть, а отдых достаточен, чтобы усталость рассасывалась. Так убран отрицательный стимул, образовавшийся из-за какой-то жизненной неурядицы.

А как, наоборот, создать положительный стимул? Если у творческой личности есть достойная цель, то проблем нет, она автоматически балансирует приоритеты. Т.е. стимул это сама цель.
Временным стимулом может быть и волевое усилие, «так надо», «так хотят старшие», если оно не подкрепляется, вскоре истощится.
Для наемного сотрудника стимулом является начальник, который силовым образом распределяет поручения. Обычно отрицательных воздействий (разносов, накачек, прений на совещаниях) много больше, чем положительных (премий, благодарностей). Просто в силу того, что отрицательные дешевле. Поэтому наемный труд со временем почти всеми воспринимается как ноша. Руководству тоже непросто, чтобы наконец понять где узкие места, кого и как стимулировать надо собрать и проанализировать огромное количество скрываемой информации, причем ситуация все время меняется и выходит из под контроля.
Более совершенной кажется система Водянова, где часть управления переведена на алгедонические сигналы. Здесь работники сами обмениваются стимулами (премируют или штрафуют друг друга за работу) согласно социально-трудовым связям. Приоритет задач работников балансируется автоматически и время чистого труда увеличивается.
Наконец, еще один метод стимуляции - через мемы. Это прием часто используют в рекламе и т.п.

Если не действуют внешние стимулы, придумайте внутренние, призванные «прочувствовать» приоритетность работы. Например, замените безликие АБВ яркими и образными: «Хлеб», «Масло», «Икра».

В этой шутке немалая доля правды. Американская культура пронизана культом успеха, ABC знакомые каждому школьнику оценки успеваемости. Поэтому процедура ABC для них работает как сильный мем, подсознательно направляющий действия в нужном русле.

Кстати, в ответственных случаях полезно оценить время исполнения дел, причем не с потолка, а по своей реальной статистике и предусмотреть его запас не менее 40%.

Выживаем среди хаоса (реакция, фильтрация, картотеки).

Планы подобны овощам на грядке. Даже самые стойкие нуждаются в уходе и защите. Собственно организации дел в условиях типичного житейского хаоса и посвящена известная книга Дэвида Аллена Getting Things Done (название примерно означает "Завершаем дела полностью"). По первому (и возможно ошибочному) впечатлению система GTD показалась мне какой-то громоздкой. А по словам Гвидо Ван Россума: «Если структуру нелегко объяснить — это плохая идея»

В чем главная проблема? В перегрузке оперативными запросами которая и срывает выполнение среднесрочных и долгосрочных планов. Чтобы как-то с этим бороться надо придумать разумный алгоритм реакций, например такой:


Теперь о правиле 3-х гвоздей. По преданию оно зародилось в 70-х годах в недрах Советских министерств. В ту пору страна столкнулась с барьером сложности, преодолеть который пытались обилием противоречивых указаний. Чтобы хоть как-то отфильтровать действительную тенденцию чиновники придумали простое правило.

Указание никогда не выполняют сразу. Сперва оно вешается на первый гвоздь. При повторном напоминании его перевешивают на второй. И лишь при третьем запросе его перевешивают на 3-ий гвоздь и начинают работу. Конечно, этой методой нужно пользоваться лишь если на то есть веские причины :)

Два слова о ведении списков и картотек. Гаджеты помогают нам не бесплатно. Взамен они берут время, зрение и деньги. Пользуйтесь ими только в обоснованных случаях. Скажем для списка дел достаточно общей тетрадки в клетку, в ней удобно писать заметки и рисовать эскизы. А вот для организации обширной картотеки без компьютера уже не обойтись. Я бы посоветовал программу Zotero. Она особенно хороша для быстрой классификации и сохранения интернет-заметок и сделана в виде удобного плагина к Firefox. Кроме этого Zotero позволяет составлять библиографии, организовывать каталоги книг и документов и многое другое.

Ну вот, вкратце, и все основные приемы экономии времени. Еще хотелось бы написать о системе Бенджамина Франклина. Но эта тема, заслуживает отдельной статьи.

Литература.

  1. Гранин Д.А. Эта странная жизнь. М., Советская Россия. 1974. 112с.
  2. Альтшуллер Г.С. О системе А.А. Любищева. 1978.
  3. Алексей Рубцов. Измеряйте задачи в Помидорах. Эффективное планирование проще, чем вы думаете.

Оставьте свой комментарий

Ваше имя:

Комментарий:

Формулы на латехе: $$f(x) = x^2-\sqrt{x}$$ превратится в $$f(x) = x^2-\sqrt{x}$$.
Для выделения используйте следующий код: [i]курсив[/i], [b]жирный[/b].
Цитату оформляйте так: [q = имя автора]цитата[/q] или [q]еще цитата[/q].
Ссылку начните с http://. Других команд или HTML-тегов здесь нет.

Сколько будет 44+5?